Eine mehr als berechtigte Frage, die viele Unternehmen getrieben durch covid-initiierte Remote-Work-Modelle und gestiegenen Kostendruck auf der Agenda stehen haben. Das Szenario klingt gerade zu verlockend: Sind 50 Prozent meiner Mitarbeitenden langfristig im Homeoffice, brauche ich nur noch gut die Hälfte an Fläche; oder? Zumindest ordentliche „20 Prozent Flächeneinsparung“ so heißt es aus dem Markt „gehen aktuell im Schnitt eigentlich immer“.
Richtig ist, spätestens seit dem Frühjahr 2020 ist Eines klar: Arbeiten im Homeoffice funktioniert. Funktioniert für die Einen besser, für die anderen schlechter. Dennoch, eine ganze Nation arbeitet in diesen Tagen von zuhause. Sie sind scheinbar vollends Geschichte die Zeiten der Stechuhr und 5-Tage-Anwesenheit mit Pendlerstau und allen sonstigen Widrigkeiten. Damit wird gleichzeitig klar, der Weg zurück zur Pre-Corona-Routine scheint unmöglich. Eine Einschätzung, die sich auch in unseren Projektumfragen und einer Studie der Universität Konstanz manifestiert. So wünschen sich laut unserer Projektumfrage knapp 350 Mitarbeitende ihre Arbeitswoche zu 54 Prozent im Homeoffice zu verbringen. Von fast 700 Probanden der Studie der Uni Konstanz geben 42 Prozent an, dass sie gerne 2-3 Tage im Homeoffice verbringen würden und 25 Prozent gar 5 Tage. Dem gegenüber stehen gerade einmal 8 Prozent, die es bevorzugen wieder alle Tage im Büro zu verbringen.
Auch richtig ist, schon vor Corona war klar, ein persönlicher zugewiesener Schreibtisch wird im Durchschnitt nur zu 40 Prozent genutzt. Das ist durch Krankheit, Urlaub, Meetings, Geschäftsreisen und sonstige Abwesenheitszeiten zu erklären. Somit wächst das Einsparpotential geradezu astronomisch, bleiben nach Adam Riese gerade einmal 20 (!) Schreibtische je 100 Mitarbeiter (zumindest theoretisch) in aktiver Nutzung. Stellen wir dem die Kosten von 15.000 Euro jährlich für einen Schreibtischarbeitsplatz in guter Frankfurter Lage gegenüber, wird das ganze Ausmaß in Zahlen deutlich. Wow!
So stellt sich folgerichtig die Frage: Wozu brauchen wir noch ein Büro? Dazu sollten wir zunächst die sich verändernde Rolle des Corporate Office betrachten. War es historisch gesehen vor allem an standardisierten Gebäuderastermaßen orientiert und von hierarchischen Strukturen und Kontrolle geprägt, gestalten wir die Arbeit heute deutlich flexibler und liberaler: Prozessarbeit („abarbeiten“) wird mehr und mehr durch KI und Digitalisierung ersetzt. Projektorientiertes Arbeiten überwiegt, womit sich auch die Büroorganisation hin zu Netzwerkorientierung, Agilität und mehr Eigenverantwortung entwickelt. Das führt dazu, dass das Büro eher ein Ort der Zusammenarbeit, der Abstimmung und auch Ausdruck der Unternehmenskultur wird. Zudem wird es auch immer Mitarbeitende geben, die sich im Homeoffice nicht wohlfühlen und ihren Schreibtischplatz im Corporate Office schätzen, da sie eben keine Ruhe oder angenehme Arbeitssituation in den eigenen vier Wänden vorfinden und das soziale Gefüge „Büro“ fehlt.
Es entsteht somit ein neues Spannungsfeld zwischen Abwesenheit, Anwesenheit und Spitzenauslastung der Fläche bei immer vielfältigeren Anforderungsprofilen.
> Abwesenheit: Mitarbeitende, die Coworking und Homeoffice mit allen Vorzügen schätzen und lieben gelernt haben.
> Anwesenheit: Nicht alle Mitarbeitende finden zu Hause eine wirkliche Arbeitsmöglichkeit vor oder vermissen das „Wir-Gefühl“ auf der Arbeit und damit letztlich ihren Schreibtisch.
> Spitzenauslastung: Selbst die größten Remote-Work-Enthusiasten werden regelmäßig in das Büro wiederkehren und an übergeordneten Besprechungen teilnehmen oder weil sich Teamarbeit physisch doch leichter gestalten lässt. So kann es vereinzelte Spitzen mit nahezu 100% Anwesenheit geben.
Dieser Flexibilisierung der Arbeitswelt begegnet der Raum tendenziell mit offenen Strukturen, die Sharing-Konzepte und aktivitätsbasiertes Arbeiten ermöglichen aber auch Schwankungen der Anwesenheitszeiten gut abfangen und dabei trotzdem ausreichend Rückzugsmöglichkeiten bieten.
Das klingt nach eierlegender Wollmilchsau. Eine saubere Analyse für ein Flächenkonzept, das möglichst viele Anforderungen abdecken soll, ist in jedem Falle maßgeblich. Diese liefert im Ergebnis die richtige Körnung an verschiedenen Flächenlayouts und gibt Aufschluss über den tatsächlichen Flächenbedarf.
Fazit: Das Büro bleibt. Es wird sich aber in seiner Rolle stark verändern als Ort der Zusammenkunft, Zusammenarbeit, Teilhabe und Aushängeschild der Unternehmenskultur. Und dies benötigt zwangsläufig eine essentielle Ressource, ohne die wir nicht auskommen: Raum. Moderne, zeitgemäße Flächenstrategien und Arbeitsorganisation bieten dabei das Potential zur Einsparung, aber nicht um jeden Preis. Flächeneffizienz sollten wir nicht nur auf Reduktion beschränken, sondern um intelligente Umnutzung erweitern.
Management-Guru Peter Drucker sagte: „Culture eats strategy for breakfast“. Er hat Recht. Zentralster Aspekt in der unternehmerischen Wertschöpfungskette bleibt der Mensch, der frohschaffende Mensch. Der vermutlich auch langfristig gesehen seltener ins Büro zurückkehrt, aber sicherlich kaum noch einen persönlichen Einzelarbeitsplatz vorfinden wird.